Mida erasektor võiks riigihangetelt õppida?

Riigihange ei ole sõna, mis paneks inimestel silmad särama.

Kui keegi ütleb “riigihange”, siis enamik inimesi kujutab ette kolme juristi, seitset Excelit, lõputut dokumenti, nelja allkirjastamisringi ja ühte koosolekut, mille ainus tulemus on järgmise koosoleku kokkuleppimine.

Ühesõnaga: rõõm, ainult et ilma rõõmuta.

Aga riigihangetes on üks asi, mida erasektor võiks veebiprojektide puhul palju rohkem õppida.

Põhjalikkus.

Mitte bürokraatia pärast. Mitte selleks, et väikese ettevõtte kodulehe tellimine muutuks ministeeriumi tasemel kirjandivõistluseks. Vaid selleks, et kõik osapooled saaksid aru, mida tehakse, miks tehakse, kes vastutab ja kuidas lõpuks aru saada, et töö on valmis.

Sest väga paljud veebiprojektid lähevad metsa mitte sellepärast, et tegija oleks halb või klient pahatahtlik. Need lähevad metsa sellepärast, et alguses oli kõik liiga udune.

“Tahaks uut ja kaasaegset veebi.”

Väga tore.

Aga see on umbes sama täpne lähteülesanne nagu “tahaks head autot”. Kas mõtled kaubikut, elektriautot, rallikat või sellist autot, millega saab pühapäeval vanaema juurde ja esmaspäeval ehitusmaterjali tuua?

Lähteülesanne ei ole tüütu formaalsus

Lähteülesanne on veebiprojekti vundament.

Kui see on nõrk, võib kogu projekt hiljem viltu vajuda. Ja mitte natuke viltu, vaid selliselt, et kõik vaatavad valmis veebilehte ja tunnevad, et midagi on valesti, aga keegi ei oska enam öelda, kust täpselt jama algas.

Hea lähteülesanne ei pea olema 80 lehekülge pikk. Väikese veebiprojekti puhul piisab sageli selgest ja konkreetsest dokumendist, kus on kirjas:

mis on veebilehe eesmärk, kellele see on mõeldud, millised lehed on vajalikud, millist sisu on vaja, millised funktsioonid peavad olemas olema, kes kirjutab tekstid, kes annab pildid, millised on tehnilised ootused ja milline on eelarve.

Jah, eelarve ka.

See koht, kus paljud kliendid muutuvad salapäraseks nagu Bondi kurikael.

Aga ilma eelarveta ei saa teha mõistlikku pakkumist. Saab teha oletuse. Ja oletused on veebiprojektis umbes sama turvalised nagu tool, mille neljas jalg on “tunne”.

Kui vajad tuge, kuidas veebiprojekti alguses õiged asjad läbi mõelda, siis hea koht alustamiseks on veebilehe arendus, kus eesmärk ei ole lihtsalt “midagi valmis teha”, vaid ehitada veeb, mis toetab ettevõtte tegelikke vajadusi.

Hindamiskriteeriumid: odavaim ei ole alati soodsaim

Riigihangetes on vähemalt teoorias selge, mille järgi pakkumisi hinnatakse. Hind, kogemus, tehniline lahendus, ajakava, meeskond, metoodika ja muu selline.

Erasektoris käib asi tihti lihtsamalt.

Kolm pakkumist. Üks on 2500 eurot. Teine 6000 eurot. Kolmas 11 000 eurot.

Siis vaadatakse hindu ja küsitakse: “Aga miks nii erinev?”

Sest tõenäoliselt ei paku need kolm tegijat sama asja.

Üks pakub malli kohendamist. Teine pakub disaini ja arendust. Kolmas pakub strateegiat, UX-i, sisustruktuuri, SEO-d, tehnilist seadistust, testimist, üleandmist ja tuge.

Kui hindamiskriteeriume ei ole, võrdledki lõpuks õuna, mutrivõtit ja lamamistooli.

Veebipakkumisi ei peaks hindama ainult lõppsumma järgi. Vaata, mis sisaldub hinnas. Kas disain on unikaalne? Kas sisustruktuur mõeldakse läbi? Kas mobiilivaade on eraldi kontrollitud? Kas SEO põhitõed on sees? Kas hilisem haldus on läbi mõeldud? Kas saad ligipääsud ja dokumentatsiooni?

Kui pakkumine on odav, aga jätab pooled vajalikud asjad välja, ei ole see soodne. See on lihtsalt alguses väiksem number.

Ajakava ja vastutajad: “kunagi varsti” ei ole projektijuhtimine

Igas veebiprojektis peaks olema selge ajakava.

Mitte selline, et “teeme jooksvalt”. Jooksvalt tehakse tavaliselt neid asju, mis lõpuks ei jookse kuhugi.

Vaja on teada, millal kinnitatakse struktuur, millal valmib disain, millal tuleb sisu, millal algab arendus, millal toimub testimine ja millal veeb avalikuks läheb.

Veel olulisem: kes vastutab mille eest.

Kui klient peab andma tekstid, aga tekstid ei tule, siis projekt seisab. Kui tegija peab esitama disainivaated, aga need hilinevad, siis projekt seisab. Kui keegi ei tea, kes kinnitab avalehe, siis projekt seisab ja kõik saadavad üksteisele viisakaid kirju, mille tegelik sisu on “palun otsustage midagi”.

Hea veebiprojekt vajab selgeid rolle. Kes otsustab? Kes annab sisendi? Kes annab tagasiside? Kes kinnitab? Kes paneb veebile lõpliku jah-sõna?

Kui vastutajaid ei ole, hakkab veebiprojekt meenutama ühist suvilat: kõik tahavad kasutada, keegi ei taha katust parandada.

Vastuvõtutingimused: millal on veeb valmis?

Üks kõige ohtlikumaid hetki veebiprojektis on lõpp.

Sest “valmis” võib tähendada eri inimestele täiesti erinevaid asju.

Tegija mõtleb: veeb on arendatud, testitud ja avaldamiseks valmis.

Klient mõtleb: aga äkki võiks avalehe kolmanda ploki pildi veel ära vahetada, lisada uue teenuse, muuta menüüd, kirjutada kõik tekstid ümber ja vaadata, kas sinine võiks olla natuke vähem sinine.

Sellepärast on vaja vastuvõtutingimusi.

Need ei pea olema hirmus keerulised. Lihtsalt tuleb kokku leppida, mille alusel töö vastu võetakse.

Kas kõik kokkulepitud lehed on olemas?

Kas vormid töötavad?

Kas mobiilivaade on kontrollitud?

Kas peamised brauserid on testitud?

Kas ligipääsud on üle antud?

Kas SEO põhilised seadistused on tehtud?

Kas klient on saanud juhised sisuhalduseks?

Kui see kõik on kirjas, on palju vähem vaidlust. Mitte null vaidlust, sest inimesed on inimesed ja veebiprojektid on veebiprojektid, aga vähemalt ei pea lõpus kohvipaksu pealt ennustama, kas töö on valmis või mitte.

Dokumentatsioon ei ole ainult suurtele projektidele

Dokumentatsioon kõlab igavalt. Ja ongi natuke igav.

Aga igav ei tähenda ebaoluline. Hambaniit on ka igav, kuni hambaarst ütleb numbri, mille peale hing korraks kehast lahkub.

Veebiprojektis peaks olema vähemalt baastasemel dokumentatsioon: ligipääsud, kasutatud tehnoloogiad, olulised seadistused, pluginad või lisad, varukoopiate loogika, sisuhalduse juhised ja info selle kohta, kelle poole probleemide korral pöörduda.

Kui veeb antakse üle nii, et kliendil pole aimugi, kus miski asub, siis ei ole projekt tegelikult lõpuni tehtud.

Just siin muutub oluliseks ka sisuhaldus ja tugiteenused, sest veeb ei lõpe avaldamise päeval. Tegelik elu algab sageli just siis.

Mini-riigihange ilma bürokraatiata

Väike või keskmine ettevõte ei pea tegema oma veebiprojektist päris riigihanget.

Ei ole vaja 60-leheküljelist dokumenti, kolme lisa, viit allkirja ja komiteed, mille moodustamiseks on vaja uut komiteed.

Aga riigihanke loogikast tasub võtta parim osa.

Selgus enne pakkumist.

Kriteeriumid enne valikut.

Ajakava enne töö algust.

Vastutajad enne esimest koosolekut.

Vastuvõtutingimused enne lõppu.

Kui need asjad on paigas, muutub kogu projekt rahulikumaks. Klient teab, mida ta ostab. Tegija teab, mida ta peab tegema. Hind muutub arusaadavamaks. Tähtaeg muutub realistlikumaks. Ja lõpus on vähem seda klassikalist “aga mina sain aru, et see on ka hinna sees” hetke.

Kui veebiprojekt vajab ka sisulist disaini ja kasutajakogemuse läbimõtlemist, siis tasub vaadata ka kodulehe disaini ja UX-i kui osa tervikust, mitte lihtsalt ilusat pilti projekti lõpus.

SEO ja tehnilised ootused tuleks samuti enne kokku leppida

Väga sageli küsib klient uut veebilehte, aga unustab küsida, mis saab nähtavusest.

Kas vana veebi aadressid suunatakse õigesti?

Kas lehtede pealkirjad ja metaandmed tehakse korda?

Kas sisustruktuur toetab otsingutulemusi?

Kas veeb on kiire?

Kas analüütika on paigaldatud?

Need asjad ei ole “kunagi hiljem vaatame” teemad. Need peaksid olema osa projektist algusest peale.

SEO ja otsimootoritele optimeerimine ei ole lihtsalt väike lisa, mille saab lõpus külge kruvida nagu porilapaka. Kui struktuur on alguses valesti tehtud, on hiljem parandamine kallim ja tüütum.

Kokkuvõttes

Veebihange ei pea olema keeruline.

Aga ta peab olema piisavalt selge.

Riigihangete põhjalikkuses on palju tüütut, aga seal on ka palju tarkust. Enne töö algust mõeldakse läbi eesmärk, ulatus, hindamiskriteeriumid, ajakava, vastutajad, vastuvõtutingimused ja dokumentatsioon.

Erasektor võiks sellest õppida.

Mitte selleks, et muuta väikese ettevõtte veebiprojekt bürokraatlikuks paraadiks.

Vaid selleks, et vältida segadust, valesid ootusi, võrreldamatuid pakkumisi ja lõputuid “aga ma arvasin” vestlusi.

Hea veebiprojekt algab enne disaini.

Ta algab sellest, et klient ja tegija saavad ühtemoodi aru, mida ehitatakse.

Kui see on paigas, on palju lihtsam teha veebileht, mis ei ole lihtsalt ilus, vaid ka kasutatav, hallatav, arusaadav ja ettevõttele kasulik.

Kui plaanid uut veebilehte ja tahad projekti alguses asjad selgelt paika saada, siis räägime sinu veebiprojektist.